1Rekisterinpitäjä
Netstreet, Y-tunnus 1752542-8
Salmintie 26, 73300 Nilsiä
Yhteyshenkilö: Jouni Ikäheimo, jouni.ikaheimo@uttu.fi
2Mitä tietoja käsittelemme
Uttu ERP on yrityksen sisäiseen toiminnanohjaukseen tarkoitettu järjestelmä. Sovellus käsittelee vain työsuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja:
- Käyttäjätiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työrooli ja valinnainen profiilikuva
- Työaikatiedot: tuntikirjaukset, palkkalajit, kilometrit ja työvaiheiden kuittaukset
- Työhön liittyvä sisältö: vikailmoitukset valokuvineen, projektitiedostot ja lomapyynnöt
- Tekniset tiedot: kirjautumistunniste (bearer-token) laitteella istunnon ylläpitoon
- Sijaintitieto (vain ajastimen käynnistyksessä ja pysäytyksessä): kun käynnistät tai pysäytät työajastimen projektilla, jolle työnantaja on asettanut etäisyysrajan, sovellus tarkistaa laitteen sijainnin kerran käynnistyshetkellä ja kerran pysäytyshetkellä sen varmistamiseksi, että olet työmaalla tai työpisteessä. Sijaintia ei seurata taustalla. Ajastimen peruutus ei vaadi sijaintia.
Sijaintitiedon käsittely. Laite lähettää sijainnin vain ajastimen käynnistys- ja pysäytyshetkellä palvelimelle, joka laskee etäisyyden työmaahan tai työpisteeseen ja hylkää koordinaatit heti tarkistuksen jälkeen: koordinaatteja ei tallenneta tietokantaan eikä lokeihin. Tallennetaan vain tarkistuksen tulos (läpäisikö tarkistuksen ja etäisyys pyöristettynä kymmeneen metriin) ja aika; pysäytyksen tulos näytetään vain ilmoituksessa. Sovellus pyytää sijaintiluvan vasta, kun käynnistät tai pysäytät ajastimen sijaintirajatulla projektilla, ja käyttää vain tarkkaa sijaintia sovelluksen ollessa käytössä. Jos et anna lupaa, voit kirjata tunnit käsin tavalliseen tapaan.
Sovellus ei käytä analytiikka- tai mainosseurantaa, eikä lue laitteelta muita tietoja kuin edellä kuvatun sijainnin ja käyttäjän itse valitsemat kuvat ja tiedostot.
3Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietoja käsitellään työsuhteeseen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi: työajanseuranta ja palkanlaskenta, projektien ja töiden ohjaus, laskutus sekä työvälineiden hallinta. Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja lakisääteisten velvoitteiden (mm. työaikakirjanpito) täyttäminen.
4Tietojen siirto ja säilytys
- Tiedot siirretään aina salattua yhteyttä (TLS/HTTPS) käyttäen
- Tiedot tallennetaan yrityksen omalle palvelimelle Euroopan unionin alueella
- Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointiin
- Tietoja säilytetään työsuhteen keston ja lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti
5Kalenteri-integraatiot (Google Kalenteri ja Outlook)
Käyttäjä voi halutessaan kytkeä Google Kalenterin tai Microsoft Outlook -kalenterin Uttu ERP:iin. Kytkentä on vapaaehtoinen, tehdään käyttäjän omalla suostumuksella (OAuth 2.0) ja on irrotettavissa milloin tahansa.
Mitä tietoja käytämme:
- Kalenteritapahtumien luku ja kirjoitus (Google:
calendar.events,calendar.calendarlist.readonly; Microsoft:Calendars.ReadWrite) - Tilin sähköpostiosoite kytketyn tilin tunnistamiseksi
Mihin tietoja käytetään: ainoastaan käyttäjän omien työvaiheiden viemiseen hänen kalenteriinsa ja kalenterin tapahtumien näyttämiseen Uttu ERP:n kalenterinäkymässä. Toisen työntekijän kalenterista tuotuja henkilökohtaisia tapahtumia ei näytetä muille käyttäjille.
Säilytys ja jakaminen: pääsytunnisteet (access- ja refresh-tokenit) tallennetaan salattuina palvelimelle Euroopan unionin alueella. Kalenteritietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ei myydä, ei käytetä mainontaan eikä tekoälymallien kouluttamiseen.
Peruminen ja poisto: kytkennän voi irrottaa Profiili-osiosta, jolloin tunnisteet poistetaan välittömästi ja Uttu ERP:n viemät merkinnät siivotaan kalenterista. Oikeuden voi perua myös Google-tilin tai Microsoft-tilin asetuksista.
Google-käyttäjätietojen käyttö noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien sen Limited Use -vaatimukset.
6Oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, pyytää virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista sekä pyytää käsittelyn rajoittamista. Nimen, puhelinnumeron, varustekoot ja profiilikuvan voit päivittää itse sovelluksen Profiili-osiossa. Muissa pyynnöissä ota yhteys rekisterinpitäjään yllä olevaan osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja.fi).
7Verkkosivun yhteydenottolomake
Kun pyydät etusivun lomakkeella esittelyä tai demotunnuksia, käsittelemme antamiasi tietoja: nimi, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero (valinnainen), toimiala, henkilöstön kokoluokka ja viesti. Lisäksi tallennetaan lähetysaika, lyhennetty selaimen tunniste sekä IP-osoitteesta laskettu tiiviste väärinkäytösten estämiseksi. Raakaa IP-osoitetta ei tallenneta.
- Tarkoitus: yhteydenottoon vastaaminen, esittelyn sopiminen, demotunnusten toimittaminen ja tarjouksen laatiminen
- Peruste: suostumuksesi, jonka annat lomakkeella, sekä oikeutettu etu vastata yhteydenottoon
- Vastaanottajat: tiedot välitetään sähköpostilla vain myynnistä vastaavalle henkilölle; niitä ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä suoramarkkinointilistoille
- Säilytys: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei yhteydenotosta synny asiakassuhdetta
- Poisto: voit perua suostumuksesi ja pyytää tietojesi poistoa milloin tahansa osoitteesta jouni.ikaheimo@uttu.fi
8Tilin ja tietojen poisto
Käyttäjätilit hallinnoidaan organisaatiosi toimesta. Voit pyytää tilisi ja tietojesi poistoa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään (jouni.ikaheimo@uttu.fi) tai oman organisaatiosi pääkäyttäjään. Poistopyynnöt käsitellään 30 päivän kuluessa lakisääteiset säilytysvelvoitteet huomioiden.